Басня про создание электронного архива

4 октябрь, 2009 - 10:26Михаил Бейрак

В одной далекой европейской стране существует крупная современная компания. И было у компании много клиентов, достаточно сказать, что число их иcчислялось миллионами. И каждый из клиентов подписывал с компанией юридические документы, и только число типов таких документов достигало десятка. Юридических документов накопилось много, и решила компания создать их электронный архив.

Сказано – сделано. Был реализован проект по выбору поставщика решения. Как всегда, выбор поставщика был объективен и учитывал все возможные нюансы последующих взаимоотношений. Тендер выиграла компания из другой, еще более далекой европейской страны.

И начался проект. Проектные работы, поставка оборудования и ПО были выполнены в срок, опытная эксплуатация дала положительные результаты, проект был передан в промышленную эксплуатацию в соответствии с планом-графиком работ. Достаточно быстро выяснилось, что трудоемкость ретросканирования всего архива очень высока. Была нанята аутсорсинговая компания, специалисты которой за 12 месяцев успешно отсканировали, наполнили атрибутами и разместили в корпоративном хранилище весь архив документов. В очередной раз все работы прошли в соответствии с планами-графиками.

Система вошла в промышленную эксплуатацию, и тут стали возникать проблемы с поиском документов. Оказалось, что успешно удается находить изображения только малого числа документов. Для поиска выхода из ситуации, были приглашены специалисты известнейших консалтинговых компаний. Процесс выбора исполнителя этого проекта также происходил не быстро, и еще через год отчет консультантов был готов. Суть отчета состояла в том, что у более чем 50% изображений бумажных документов в качестве основного атрибута клиента использовался набор цифр "5555". Мало того, что такое количество документов не может относится к одному клиенту, так еще и такого клиента не существует в природе. Просто операторы не морочились со сложными номерами клиентов при ручном вводе, а вводили то, что быстрее вводится (зарплата-то у них сдельная).

К этому времени оказалось, что договор поддержки с исполнителем проекта не подписан, представительство исполнителя в стране отсутствует и т. д. И тут начался новый проект – но это другая истрия…

Мораль: следите за качеством данных при вводе, потому что все равно проблема будет найдена...